Wie versendet man Waren mit dem Schiff?

Ein Schiff im Hamburger Hafen, voll beladen
~ 19 min.

tl;dr

Am besten gar nicht! Es ist furchtbar anstrengend, nervenaufreibend und man steht manchmal kurz vor dem Wahnsinn. Wenn du trotzdem so verrückt bist, dann bitte, hier gibt’s das Kochbuch.

Spoiler: Es wird mit Sicherheit was schiefgehen. Es gibt nämlich etliche Dinge, die schiefgehen können.
Aber deshalb muss man den Kopf nicht in den Sand stecken 🙂

Das Kochbuch für gelungene Hilfslieferungen

Um mein Vorhaben ganz kurz zu skizzieren: Mein Plan war es, Computer (ca. 20 davon) und anderes IT-Equipment (Monitore, Drucker, Beamer) von Hannover (mein damaliger Wohnort) nach Guabuliga (in Ghana, meine Einsatzstelle für mein Volunteering) zu bringen. Das Ganze sollte dann seine Verwendung im IT-Lab in Guabuliga dienen, welches als Computerraum für die dortige Mittelschule verwendet wird.

Da ich eine Lieferung per Flugzeug aus Kosten- und Umweltgründen von vornherein ausgeschlossen habe, blieb quasi nur das Schiff übrig.

Zur Erklärung, warum im Text immer wieder Deutschland und Österreich vermischt wird: Ich bin Österreicher und der Verein BRAVEAURORA ist auch in Österreich ansässig. Zum Zeitpunkt des Versands habe ich allerdings in Hannover gewohnt und das IT-Equipment wurde von meinem ehemaligen Arbeitgeber (auch Hannover) gespendet. Deshalb der Mischmasch.

1. Recherche

Aus- und Einfuhrbestimmungen

Wahrscheinlich bereits das Wichtigste, das du machen musst. Egal was du versendest, informiere dich über Ausfuhr- UND Einfuhrbestimmungen. Man beachte das fettgeschriebene UND. Es mag sein, dass du das Zeug easy aus Deutschland (oder von wo auch immer du deine Ladung versendest) rausbekommst, der Zirkus aber im Empfängerland erst so richtig losgeht.

Grundsätzlich: Spenden sollten in der Regel bei der Ausfuhr kein Problem darstellen, WENN sie noch ordnungsgemäß funktionieren. Das ist ganz wichtig, da man nicht einfach Müll exportieren darf. Stelle also sicher, dass alle Sachen noch in gutem Zustand sind. Außerdem dürfen die Waren im Empfängerland natürlich nicht verkauft werden, da ansonsten Gewerbsmäßigkeit vorliegt. Aber dann liest du hier auch definitiv den falschen Blogeintrag 😉

Passe übrigens auch darauf auf, dass deine Waren nicht als Gefahrgut eingestuft werden! Du wirst jetzt denken: “Jaja, ich exportiere ja kein Natrium.” Vor allem wenn es um Lithium-Akkus in elektronischen Geräten geht, solltest du dich noch einmal gut über die geltenden Bestimmungen informieren.

Die Schule in Guabuliga und der Sportplatz
Die Schule in Guabuliga, der Bestimmungsort für das IT-Equipment.
Der Platz rechts wird als Fußballfeld verwendet.

So richtig heikel wird es bei der Einfuhr. Ghana schlägt nämlich beim Import bei so gut wie allen Waren Zoll auf. Eine der wenigen Ausnahmen sind Materialien, die für Unterrichtszwecke verwendet werden. Perfekt, dachte ich (naives Kind).

Das große ABER: Man braucht dafür im Vorfeld bereits ein Empfehlungsschreiben des Unterrichtsministeriums (GES, Ghana Education Service). Tja, das hatte ich natürlich nicht.

Vorlauf

Nein, hier geht es nicht um Alkohol, sondern darum, wie du deine Sachen transportierst. Vorlauf ist nämlich der Fachbegriff für den Transport der Waren vom Ursprung bis zum Hafen.

Irgendwie musst du ja deinen Kram zum Hafen bringen. Wenn du einen ganzen Container verschickst (also FCL), dann sollte das Ganze ziemlich easy vonstatten gehen, da das dann deine Spedition organisiert. In diesem Fall wird der Container bei dir abgestellt, du befüllst ihn und anschließend wird der Container wieder abgeholt. Easy.

Merzedes Benz Sprinter, von hinten fotografiert
Mit einem ähnlichen Modell habe ich die gepackten Paletten von Hannover nach Hamburg transportiert.
Von Alexander Migl – Eigenes Werk, CC BY-SA 4.0, Link

Wenn du keinen ganzen Container brauchst (also LCL), dann ist das ganze schon ein wenig schwieriger. Du musst nämlich deine Paletten bereits fertig gepackt am Packschuppen (das Gelände, auf dem der Container beladen wird) abliefern, so, dass sie direkt mit dem Stapler abtransportiert werden können.

Am praktischsten ist dafür ein großer Anhänger, noch besser ein Transporter. Achte beim Transporter darauf, dass er Flügeltüren hat, da ansonsten der Stapler am Packschuppen die Paletten nicht entladen kann, weil er mit seinen Gabeln nicht an die Paletten rankommt.

Leider hatte ich zu diesem Zeitpunkt keine Bekannten, die mir einen Transporter hätten leihen können. Aber wie es der Zufall wollte, habe ich bei diesem Problem wahnsinniges Glück gehabt, denn ich konnte mir einen Transporter ausleihen. Kostenlos! Aber wie?

Manche Autovermietungen bieten ja das Service an, dass man einen Wagen nicht mehr am ursprünglichen Ort, sondern an einer anderen Stelle abgeben kann. Das heißt wiederum, dass dieser Wagen wieder zurück an den Ursprungsort gebracht werden muss. Da dies für die Unternehmen ein kostspieliges Unterfangen ist, übernehmen das einfach die Kunden. Sie bringen den Wagen wieder zurück an die Station, im Gegenzug dürfen sie kostenlos (oder stark vergünstigt) mit dem Wagen fahren.

Der geliehene Transporter mit offenen Flügeltüren auf einem Parkplatz. Mein Mitbewohner Thimo lacht aus dem hinteren Teil des Transporters heraus.
Mitbewohner Thimo packte auch kräftig an.
Hier befinden wir uns gerade auf dem Parkplatz eines Baumarktes und sind bereits fertig mit dem Bepacken der Paletten. Der Zoll liegt schon hinter uns.

Auf diese Weise konnte ich mir bei STARCAR kostenlos einen großen Transporter, für die Strecke von Hannover bis Hamburg, ausleihen. Im Endeffekt habe ich nur 25 Euro für den Sprit bezahlt. Das eigentlich coolste bei STARCAR war ja, dass man sich den Wagen für einen ganzen Tag ausleihen darf und sogar zusätzliche Kilometer fahren darf! Natürlich musst du hier gut die Augen offen halten, denn es gibt nicht jeden Tag so passende Angebote.

Eine Plattform, die sich speziell auf die Vermittlung solcher Angebote spezialisiert hat, ist Flipcar. Das Problem hier ist aber, dass man auf dem direkten Weg von der Abholung des Wagens zum Abgabepunkt fahren muss. Mit ein bisschen Schummelei vielleicht möglich, aber wenig praktikabel.

Hast du auch einen Tipp, wie man den Vorlauf möglichst gut hinkriegt oder kennst du noch eine Autovermietung, die ähnliche Angebote anbietet? Dann hinterlasse doch gerne einen Kommentar 🙂

Packschuppen-Story

Dazu meine ganz persönliche Story, wie dein erstes Erlebnis am Packschuppen aussehen wird. Versetz dich dazu in die Lage, dass du gerade auf dem Weg bist, deine Sachen am Hafen abzuliefern. Ein Gefühl das dich ständig begleiten wird: Müdigkeit.

Der Transporter, bei Nacht. Meine Freundin Alina sitzt auf der Ladefläche und packt die letzten Kartons.
Packen bis spät in die Nacht. Abfahrt früh am Morgen.
Ohne meine Freundin Alina wäre die ganze Aktion niemals möglich gewesen. Deshalb ein riesengroßes Dankeschön!

Irgendwann ist er da. Der heiß ersehnte Tag, an dem du deine Habseligkeiten endlich in die Hände von Hafenpersonal geben kannst. Völlig übermüdet, weil du bis in die Nacht noch die Sachen gepackt hast, fährst du mit einem vollbeladenen Transporter zum Packschuppen in Hamburg und hast eigentlich keine Ahnung, was gerade auf dich zukommt.

Du parkst vor einem unscheinbaren Industrieklotz in Reih’ und Glied. Dein kleiner Transporter verliert sich inmitten wuchtiger LKWs, die auch alle darauf warten, abgefertigt zu werden. Ohne Plan und mit all’ deinen bisher gesammelten Dokumenten marschierst du ins falsche Büro und wirst in einen anderen Stock geschickt. Du teilst einem Mitarbeiter deine Anlieferreferenz mit, er drückt dir einen Zettel und ein Piepdings in die Hand, mit dem Hinweis, dass der Zettel hinter die Windschutzscheibe muss. Das Piepdings wird sich bei dir lautstark melden. Dann ist es Zeit vorzufahren, ein Staplerfahrer wird dich erwarten. Das ist zumindest das, was dir gesagt wird.

Du, wieder keine Ahnung, marschierst zum Transporter. Deine Freunde kleben gerade noch die Zettel mit dem Löschhafen auf die Paletten (alles ist tiptop getimed), plötzlich scheppert schon das Piepdings. Du fährst hinter das Areal, immer noch keine Ahnung wo dein Ziel ist, bleibst stehen und fragst irgendeinen herumwuselnden Arbeiter, wo du denn hinmusst. “Fahr zurück und bleib einfach am Rand stehen, du wirst abgeholt!”. Okay.

Am Packhafen. Der Stapler lädt gerade die zwei Paletten auf.
Eine Staplergabel, zwei Paletten. Die Jungs am Packhafen arbeiten effizient.

Tatsache, nach 5 Minuten Wartezeit winkt dir ein Staplerfahrer zu. Du steigst aus, gibst ihm deinen Stapel an Dokumenten, den du vorher im Büro bekommen hast. Nach einem Kurzstudium einiger Zettel fährt er zu deinem Kofferraum, du öffnest die Flügeltüren des Transporters und mit einem Rumms ist die Ladefläche plötzlich wieder leer.

Du fragst dich gerade noch, ob dein Transporter jetzt einen Achsbruch erlitten hat, während der Fahrer dir bereits einen unterschriebenen Zettel aushändigt, ehe er mit deinen Paletten verschwindet. “Die kommen niemals in Ghana an”, denkst du.

Müde und unbesiegbar. Eine seltsame Gefühlsmischung.
Fürs Kämmen der Haare war übrigens am Morgen keine Zeit mehr.

Dann schießt deine Freundin ein Foto von dir, mit struppigen Haaren, die Müdigkeit am erleichterten Gesichtsausdruck zehrend. Deine Gedankenspektrum ist in diesem Moment sehr eingeschränkt: “Endlich ist die Scheiße erledigt!”. Ein wunderbares Gefühl, da wirst du fett grinsen, versprochen!

20 Minuten bleiben noch, bis der Transporter abgegeben werden muss, sonst musst du draufzahlen. Na klar klappt das! Ich hab’ schließlich gerade meine erste Sendung am Packschuppen abgegeben, yeah!

Nachlauf

Routenansicht von Tema nach Guabuliga
776 Kilometer gab es zu überwinden.
Bildrechte: Google

Richtig geraten! Hier geht es darum, wie das versandte Gut vom Zielhafen zum endgültigen Ziel kommt. In meinem Fall musste der Kram von Tema (der Haupthafen in Ghana) nach Guabuliga. Das sind ca. 700 km, die es galt, auf dem Landweg zurückzulegen.

Was du auf KEINEN FALL machen darfst: Nimm bloß kein Angebot von einem Transportunternehmen an, solange du noch nicht in deinem Zielland bist! Übertrage die Organisation von diesem Transport am besten jemandem, der vor Ort ist und sich mit dem Thema auskennt. Der Unterschied in meinem Fall war gewaltig: 700 Euro veranschlagte ein Unternehmen aus Ghana, um die Güter mit einem LKW von Tema nach Guabuliga zu bringen. Was haben wir im Endeffekt bezahlt? 100 Euro. Kurz mal 600 Euro gespart. Wie geht das?

In Ghana ist es völlig normal, dass Waren nicht nur per LKW transportiert werden, sondern dass auch ungenutzte Kapazitäten in Reisebussen dafür verwendet werden, Güter von A nach B zu transportieren. Leute die umziehen, Tiere die in eine andere Stadt gebracht werden, oder eben auch Computer, die vom Süden in den Norden befördert werden. Tja, das wusste ich natürlich nicht. Simon, der Buchhalter von BRAVEAURORA, aber natürlich schon. Er hat den Transport organisiert, was uns eine Menge Geld erspart hat!

An dieser Stelle ein großer Dank an dich, Simon, für dein großartiges Engagement für den Bustransport. Npusia Pam!

Noch etwas GANZ, GANZ WICHTIGES: In unserem Fall mussten die Paletten am Hafen angenommen und dann zum Busterminal (für die Verladung) transportiert werden. Ich weiß nicht, ob es in anderen Ländern auch so ist, aber mir wurde gesagt, dass diesen Prozess UNBEDINGT eine Vertrauensperson vor Ort begleiten MUSS MUSS MUSS, da ansonsten entweder:

  1. Der Preis viel zu hoch berechnet wird
  2. Waren fehlen
  3. Waren beschädigt sind

Learnings aus der Recherchearbeit

Zusätzlich zur Online-Recherche: Ruf sowohl beim inländischen Zoll, als auch beim ausländischen Zoll an und schildere dein Vorhaben. Sie wissen am besten, was man alles braucht, um einen reibungslosen Export und Import hinzukriegen.

Was sich auch anbietet (und als hilfreich herausgestellt hat): Finde eine Person, die einen direkten Draht zum Zoll hat (vor allem im Ausland), das erleichtert die Sache nämlich ungemein. Wenn du das liest, bist du ja vermutlich auch in Vorbereitung für einen Auslandseinsatz. Frag deshalb bei deiner Organisation nach, ob sie Kontakt zum Zoll im Bestimmungsland deiner Waren aufnehmen können.

Wenn im Zielland am Hafen etwas verladen wird, dann stelle sicher, dass eine Vertrauensperson ein Auge darauf hat und physisch anwesend ist. Am besten ein Einheimischer/eine Einheimische. Ohne geht sicher irgendwas schief.

2. Dokumente und allerhand Sachen, die zu organisieren sind

Ja, du wirst nicht drum herumkommen. Es gilt viel zu schreiben (vor allem Emails) und viele Dokumente zu organisieren.

EORI-Nummer

Sie ist eine Identifikationsnummer für die automatische Zollabwicklung (Quelle: Wikipedia).

Ohne EORI-Nummer kannst du den Export eigentlich ziemlich vergessen. Also theoretisch ist es natürlich möglich, als Privatperson, und somit ohne EORI-Nummer, Waren zu verschicken. Aber im Ernst: Wer kauft mir denn ab, dass ich 20 Computer und diverses anderes Zeugs nach Ghana verschicke, um es dort für Unterrichtszwecke zu verwenden?

EORI-Antrag beim Finanzamt Linz (Österreich).
Die zweite Seite dient lediglich der Unterschrift.

Das Gute ist, dass sich diese aber relativ einfach beantragen lässt. Am einfachsten ist es, wenn sich deine Organisation um die EORI-Nummer kümmert. Vermutlich ist die Organisation ein registrierter Verein oder sogar ein Unternehmen, dann sollte das Ganze kein Problem sein. Nach dem Ausfüllen des Antragsformulars muss dieses (zumindest in Österreich) ausgedruckt, unterschrieben und (jetzt kommts) per Post oder Fax an das Zollamt gesendet werden. Email wäre ja wirklich zu einfach.

Dank meines Organisationstalents ist die Erkenntnis, dass ich eine EORI-Nummer brauche, erst kurz vor der Abfahrt in Hannover gekommen. Deshalb hier ein großer Dank an die nette Zollbeamtin in Österreich, die mir im Eilverfahren die EORI-Nummer per Telefon übermittlet hat. 30 Minuten hat der Prozess gedauert, das kann sich sehen lassen!

Als praktisches Tool für das Senden des Fax (wer hat denn heute wirklich noch so ein Gerät zu Hause?) hat sich die Website faxonline.at erwiesen. Mit ihr lassen sich kostenlos Fax versenden. Ein kleiner Life-Saver in meiner Situation.

Proforma-Rechnung

Es dreht sich zwar alles um Spenden, der Zoll benötigt aber trotzdem eine “Rechnung”. Diese dient dazu, dass klar ist, welche Güter sich in der Sendung befinden. Außerdem muss auch der Wert der Waren auf der Proforma-Rechnung vermerkt sein. Das muss zwingend der aktuelle Handelswert der Ware sein.

Ein Tipp: Schreib gut leserlich auf die Rechnung, dass dies wirklich nur eine Proformarechnung ist und absolut nichts zu bezahlen ist. Am besten auf Deutsch UND in der Landessprache des Ziellandes (oder alternativ auf Englisch).

Das stellte sich bei mir nämlich als sehr großes Problem beim Import in Ghana heraus: Der Zoll hat mir nicht abgenommen, dass es sich ausschließlich um Spenden handelt. Aufgrund der Handelspreise (die ja zwingend notwendig sind) sind sie davon ausgegangen, dass das Ganze weiterverkauft wird. Deshalb haben wir auch kräftig Zoll bezahlen dürfen, ca. 600€ waren das. Ich will natürlich niemandem etwas unterstellen, aber das Ganze roch schon gewaltig nach Korruption, da auf der Proformarechnung zweisprachig erklärt wurde, dass alles kostenlos weitergegeben wird.

Das Schöne ist, dass man in so einer Situation immer den Kürzeren ziehen wird, da man die Waren nicht vom Zoll bekommt, solange man nicht die gewünschte Summe bezahlt hat. Wer am längeren Ast sitzt…

Wichtig: Sobald die Waren beim Zoll angemeldet sind, darf die Proformarechnung nicht mehr verändert werden! Daraus resultiert auch, dass man zur Sendung keine Waren mehr hinzufügen bzw. daraus entfernen darf. Alles bleibt so, wie es ist!

Zoll und Zollanmeldung

Der Zoll im Inland muss natürlich auch einmal Bescheid kriegen, was du so treibst, deswegen die Zollanmeldung. Das für dich zuständige Zollamt ist immer jenes, das am nächsten zum Warenort ist. Sprich: Lagert dein Kram in Hannover und du musst es von dort zum Hafen nach Hamburg bringen, damit es von dort verschifft wird, ist dein zuständiges Zollamt jenes in Hannover.

Die Zollanmeldung kannst du selbst machen (in Deutschland über das Tool IAA Plus). Da muss man aber erst einmal Zugriff bekommen. Wie das geht, kann ich dir beim besten Willen nicht sagen. Ich habe kurz dazu recherchiert und auch schnell resigniert.

Zollformular für den Export.
Die erste Seite der Zollanmeldung.
Rechts oben findet sich übrigens die MRN-Nummer

Mein Tipp: Die Zollanmeldung kann dein Speditionsunternehmen für dich machen. Die haben Zugang dazu und sind Profis darin. Es ist nicht teuer und das Geld auf jeden Fall wert! Falls du es aber trotzdem wagen solltest, dich durch IAA Plus durchzuschlagen, hinterlasse doch bitte mal einen Kommentar mit einer Anleitung, welche Zaubersprüche du dafür verwendet hast 😉

Abgesehen von der Zollanmeldung muss der Zoll auch die Möglichkeit einer Beschau der Waren haben. Dazu musst du, wenn du keinen ganzen Container (also LCL) verschickst, mit den Waren direkt bei der Zollstelle vorbeischauen. Solltest du einen ganzen Container (also FCL) verschicken dann lohnt es sich wahrscheinlich, den Zoll zu dir zu ordern, damit die Waren direkt vor Ort beschaut werden können. Hierfür wird dann ein kleiner Obolus beim Zoll fällig.

Wichtig: Notiere dir die Öffnungszeiten deiner zuständigen Zollstelle! Teilweise muss man nämlich terminlich etwas jonglieren, um dort, außer den Anrufbeantworter, jemanden zu erreichen. Also einfach ein wenig mehr Zeit einplanen hier, dann klappt das schon 😉

Falls dir mal die Abkürzung MRN oder der Begriff MRN-Nummer zu Ohren kommt: Das ist die eindeutige Kennung deiner Exportanmeldung. Diese findet sich in meinem deutschen Exportdokument rechts oben.

Speditionsunternehmen

Eine Frau wird von einer anderen Frau getröstet.
Seelischer Beistand ist essentiell!

Die Entscheidung, mit welcher Spedition du deinen Kram von A nach B beförderst, wird darüber entscheiden, ob alles sicher und heile ankommt, oder ob du den Versand komplett vermasseln wirst. Meine Spediteurin hat mir desöfteren den Arsch gerettet, sei es, weil sie mich auf fehlende Dokumente aufmerksam gemacht hat, das Bill of Lading X-Mal korrigiert hat (erklär ich gleich noch), wegen Zoll- und Hafenproblemen durch die halbe Welt telefoniert hat und jederzeit meine persönliche Kummernummer war.

Darum hier ein riesengroßer Dank an Frau Annette Linke vom Speditionsunternehmen Taby. Ohne sie wären nämlich die Computer heute noch nicht in Ghana und ich würde jetzt vermutlich psychiatrische Behandlung benötigen.

Dein Speditionsunternehmen wird wissbegierig sein und allerhand Informationen von dir wollen:

Homer Simpson verbrennt Dokuemte
Du, in gar nicht allzu langer Zeit 😉
  • deine EORI-Nummer (hast du ja bereits)
  • die Kontaktdaten des Versenders (die Person/das Unternehmen/der Verein, dem die EORI-Nummer zugeordnet ist, also vermutlich deine Organisation)
  • die Kontaktdaten des Emfängers.
    Hier kommt ein neuer Begriff ins Spiel: der “Consignee”. Dies ist die Person, die dafür verantwortlich ist, dass die Lieferung vom Zielhafen (auch Löschhafen genannt) gelöscht (abgeholt) wird. Dies soll UNBEDINGT eine Einheimische/ein Einheimischer sein! (Name, Adresse, Telefonnummer und Email wirst du für die Dokumente brauchen)
  • deine Proforma-Rechnung
  • die Art der Sendung (LCL oder FCL)
  • wie deine Waren verpackt sind.
    • Wie viele Paletten?
    • Wie viele Kartons sind auf den einzelnen Paletten?
    • Was ist in den einzelnen Kartons verpackt?
    • Welche Kartons stehen auf welcher Palette?
    • Wie groß sind deine Paletten (Länge, Breite, Höhe) -> dies zwingt dich fast dazu, schon einmal vorher Probe zu packen, damit du die Höhe ermitteln kannst (außer du hast eine tolle Spediteurin, die das Feld vorerst einfach noch frei lässt 😉 )
    • Wie schwer sind deine Paletten inkl. Bepackung?
    • Sind die Paletten überstaubar? Ganz wichtig das abzuklären!

Bill of Lading (B/L)

Hund, welcher im nächsten Moment mit gespitzten Ohren sehr aufmerksam zuhört
Ein Bill of was?

Apropos Bill of Lading (oft mit B/L oder BL abgekürzt, auch “Konnossement” genannt). Was ist das?
Das solltest du wissen, denn deine Spedition wird dich fragen, ob du ein Express BL oder ein Original BL haben möchtest. Hä?

Grundsätzlich: Das Bill of Lading ist ein Nachweis darüber, dass deine Waren mit dem Schiff transportiert werden. Es ist quasi die Bestätigung, dass deine Waren einwandfrei vom Reeder empfangen wurden und dieser die Waren verschifft.

Es gibt unterschiedliche Arten davon. Ich werde aber nur zwei davon erwähnen, da ich nur mit diesen in Kontakt gekommen bin.

Express B/L

Wahrscheinlich brauchst du für dein Vorhaben dieses B/L, auch “Waybill” genannt. Es dient lediglich als Nachweis der Verschiffung. Darauf enthalten sind eine Beschreibung deiner Waren, das Schiff, mit dem deine Waren verschifft werden und diverse Kontaktinformationen.

Bill of Lading Dokument
Das Bill of Lading.
Achte akribisch darauf, was in in diesem Dokument steht und lasse es ggf. noch einmal berichtigen

Am wichtigsten sind in diesem Fall die Kontaktdaten des Consignees. Denn nur diese Person oder dieses Unternehmen ist dazu berechtigt, die Waren vom Hafen abzuholen.

Das Express B/L wird elektronisch ausgestellt und ist mit wenig Aufwand verbunden. Du musst nur sicherstellen, dass alle Daten auf dem B/L korrekt sind. Lese es dir aufmerksam durch, es ist das wichtigste Dokument während des Transports!

Bevor du dein eigentliches Express B/L ausgestellt bekommst, lässt dir deine Spedition ein “Draft B/L” zukommen. Das ist im Grunde schon das eigentliche B/L, nur können an diesem noch Änderungen vorgenommen werden. Außerdem steht beim Draft B/L noch nicht fest, mit welchem Schiff deine Ware den Hafen verlassen wird.

Original B/L

Das Original B/L ist nicht nur ein Nachweis über den Schiffstransport, sondern regelt auch den rechtmäßigen Besitzer der verschifften Waren. Jene Person, die im Besitz des Originaldokuments ist, ist zur Abholung der Waren vom Hafen berechtigt. Deshalb wird dieses Papier auch als “handelbar” bezeichnet. Verkauft man es, verkauft man gleichzeitig auch die Waren, da jetzt nur mehr der neue Besitzer zur Abholung berechtigt ist.

Da es aber in unserem Fall nicht um den Verkauf von Waren handelt, sondern die Waren nur von A nach B geschoben werden, reicht ein Waybill ergo Express B/L

FCL oder LCL?

FCL = Full Container Load -> Ein ganzer Schiffscontainer
Schiff mit Containern bei Nacht.
Ein Schiff im Hamburger Hafen.
Im Vordergrund sieht man 20 Fuß-Container, dahinter sind die 40 Fuß-Container zu sehen.

In diesem Fall buchst du quasi einen ganzen Container (entweder mit 33,1 m³ [20 Fuß] oder 67,7 m³ [40 Fuß] Volumen). Dieser wird bei dir abgestellt und dann musst du ihn innerhalb eines Zeitfenster beladen, bevor er wieder abgeholt wird. Da man für diesen Fall schon echt viel Zeug haben muss, um so einen Container befüllen zu können gibt es auch noch…

LCL = Less than container load -> Weniger als ein Schiffscontainer

Der Container wird am Packschuppen (in meinem Fall dem Packing Center Hamburg) mit deinen Sachen beladen, sprich du bringst deine Waren bereits fertig, auf Paletten verpackt, und gekennzeichnet zum Packschuppen. Dort wird dann deine Sendung, gemeinsam mit anderen Sendungen in einen Container gepackt.

Verpackung

Der Part ist gar nicht so einfach.

IPPC Beispiellogo
IPPC Beispiellogo

Was einmal ganz wichtig ist: Packe alles auf hitzebehandelte und am besten genormte Paletten (EURO-Paletten), welche noch gut in Schuss sind. Die Hitzebehandlung hat den Sinn, dass sich in dem Holz keine Schädlinge befinden können, welche mit dem Transport quer durch die Welt geschifft werden (dafür steht das IPPC-Zeichen auf der Palette). EURO-Paletten gibt es übrigens ziemlich günstig auf Gebrauchtwarenseiten, es muss ja nicht unbedingt eine neue sein.

Für das Verpacken der Computer hat mir meine Freundin Alina Verpackungsmaterial (stabile Kartons und ganz viel Füllmaterial [Luftpolsterfolie]) besorgt. Packe die Sachen gut gepolstert in die Kartons (sie sollten einiges an Stößen aushalten) und beschrifte die Kartons anschließend sofort mit dem, was drin ist. Es wird sich noch als nützlich herausstellen!

Unten die Palette, drumherum die Wickelfolie. Alina ist ein Profi in Sachen Verpackung 🙂

Die Pakete anschließend gut versiegeln (Paketband ist dein Freund!) und möglichst ohne Zwischenräume auf die Paletten schlichten (Schwere Pakete nach unten, hier lohnen sich Tetris-Skills). Anschließend alles sorgfältig (ca. 3-4 Mal) mit Wickelfolie (gibt es im Baumarkt und ja, das ist umwelttechnisch nicht so geil, aber es ist einfach die beste Verpackungsvariante) umwickeln und dann noch mit Spanngurten (auch aus dem Baumarkt) festzurren. Zwei Spanngurte pro Palette haben bei mir gereicht, um die Ware ausreichend zu sichern.

Für sensible Ware (wie Elektronik) empfiehlt sich außerdem ein Trockenkissen (Baumarkt, gut geraten!) in jedes Paket zu geben. Wenn das Schiff unterschiedliche Klimazonen passiert, kann es dazu kommen, dass sich im Container sehr viel Feuchtigkeit sammelt und Containerregen entsteht.

Aber hier noch einmal kurz HALT, denn da war ja noch der Zoll! Der kann sich nämlich immer für eine Beschau der Waren entscheiden. Wenn du also, so wie ich, das Zeugs mit einem Transporter zum Hafen bringst, dann verpacke die Waren noch nicht komplett, denn der Zoll kann dich ja noch auffordern, ihm Einblick in deine Packkünste zu geben! Nichts Ärgerlicheres, als alles noch einmal aufreißen zu müssen. Wir haben das Ganze dann so gelöst, dass wir alle Pakete vorgepackt (aber noch nicht versiegelt) in den Transporter geladen haben und so zum Zollamt gefahren sind. Dort haben wir dann unsere Dokumente vorgezeigt und durften ziemlich schnell wieder abzischen. Auf dem Parkplatz eines Baumarkts haben wir dann noch letzte Packmaterialien besorgt und dann direkt im Transporter die Paletten gepackt.

Wenn dann alles fertig gepackt ist, muss man noch Beschriftungen an den Paletten anbringen (am besten an jeder der vier Seiten, selbstverständlich an jeder der Paletten), damit zu jeder Zeit klar ist, wohin die jeweilige Palette geht und woher sie kommt. Beachte auch, dass jede Palette eine eindeutige Kennung haben sollte. Ich habe dazu BRA-1 und BRA-2 verwendet (BRA als Kürzel für BRAVEAURORA). Schreibe außerdem noch den Exporter und den Importer der Waren auf die Beschriftung. UND, ganz wichtig: Der Löschhafen (Zielhafen) muss auch deutlich zu lesen sein!

Überstaubarkeit

Heißt: Darf man auf deine Paletten noch was draufstellen, sollte im Container noch Platz übrig sein? Das ist ein ganz wichtiger Punkt, weil es auf die Verpackung einen großen Einfluss hat!

Katze, welcher Futterdosen auf den Kopf gestapelt werden
Diese Katze ist “überstaubar”.

Entscheidest du dich für eine Überstaubarkeit deiner Paletten, musst du auch die Verpackung darauf auslegen. Auf deine Paletten können nämlich noch weitere, auch schwere, Paletten gestellt werden. Packe deine Waren deshalb am besten in stabile Holzkisten, damit hier nix schiefgehen kann. Das Positive daran ist, dass du bei überstaubaren Paletten meist weniger für den Transport bezahlst.

Wenn du etwas mehr bezahlst, kannst du deine Paletten auch als “nicht überstaubar” kennzeichnen lassen. Dann brauchst du wahrscheinlich auch keine Holzkisten als Schutz zu verwenden.

Achtung: Damit deine Waren auch wirklich nicht überstaut werden, gibt es Regeln einzuhalten! Bitte stelle sicher, dass sämtliche Packstücke deutlich sichtbar mit den internationalen Handhabungshinweisen nach DIN55402 bzw. ISO R/780 markiert sind. Anderenfalls kann nicht sichergestellt werden, dass die Packstücke nicht überstaut werden. Einen Leitfaden dazu findest du auf https://www.tis-gdv.de/tis/verpack/markier/markier-htm/.

Bestätigungen, Letters of Support, ein Empfehlungsschreiben deiner Mama

Hol dir alle erdenklichen Bestätigungsschreiben und lass sie alle von den jeweiligen Entscheidungsträgern unterzeichnen!

Hund, der gestreichelt wird
So much support, good feelings!

Auf jeden Fall sinnvoll ist ein Letter of Support deiner Entsendeorganisation, die bestätigt, dass sie über das gesamte Vorhaben informiert ist und dass die Entscheidungsträger dein Vorhaben auch uneingeschränkt unterstützen. In meinem Fall wäre dann noch ein Empfehlungsschreiben vom Bildungsministerium in Ghana sinnvoll gewesen, dann wäre uns nämlich der Einfuhr-Zoll erspart geblieben. Darum einfach der generelle Tipp: Eine gewichtige Organisation, am besten staatlich, im Zielland suchen, die dir einen Letter of Support ausstellt.

Je mehr Leute und Organisationen das Vorhaben explizit unterstützen, desto glaubwürdiger kommt das Unterfangen herüber. So etwas ist auf jeden Fall hilfreich, solltest du mit dem Zoll, oder einer anderen öffentlichen Instanz, Probleme haben.

So ein Empfehlungsschreiben soll übrigens einigermaßen professionell gestaltet sein. Briefkopf, Anschrift der ausstellenden Person/Organisation, Ort und Datum, Anrede und Grußformel, sowie eine Unterschrift dürfen auf keinen Fall fehlen.

Der Agent

Baby, welches in "Mission-Impossible" unterwegs ist und Süßigkeiten klaut.
Agent on Mission Impossible.
Anfänger als Agenten können sich als großer Fehler erweisen.

Sein Name ist nicht “Bond”, denn er gehört zu den Bösewichten 😉

Wir brauchen hier keinen Geheimagenten, sondern jemanden, der die Abwicklung der Waren (Entladung, Lagerung, Zoll) am Zielhafen erledigt. Die Kontaktdaten des Agenten bekommst du mit deinem Bill of Lading von deiner Spedition übermittelt. Für die Verzollung und die Abholung im Zielland (und für allfällige seelische Anliegen) kontaktiere immer den Agenten im Zielland.

Wichtig ist, dass du immer nur mit diesem genannten Agenten kommunizierst, wenn es um das Warenhandling im Zielland geht. Wir hatten das Problem, dass noch ein weiterer Agent im Spiel war und es war das reinste Chaos. Dies war bei uns aber eine Spezialsituation und ist nicht der Regelfall 🙂

Der Agent berechnet dir übrigens auch noch einmal Gebühren, welche nicht zu knapp sind. Erstens jene Gebühren die für die Verzollung im Zielland anfallen. Bei uns sind außerdem noch Gebühren für die “Standard-Prüfung” der “Ghana Standards Authority” hinzugekommen, weil die alle Computer prüfen, ob sie konform der gültigen Standards sind.

Was aber das weitaus meiste ausmacht: Die Hafengebühren, das Entladen des Containers und die Lagerung der Waren am Hafen.
Mir ist es bis heute noch ein Rätsel, wieso der Kram am Hafen in Tema ein Vielfaches dessen kostet, was es in Hamburg gekostet hat. Aber sei’s drum. Spätestens hier wirst du merken, dass du manchen Unternehmen einfach ausgeliefert bist und deine einzige Möglichkeit ist, zu zahlen. Egal welchen Preis. Gleiches gilt, wie schon erwähnt, auch für den Zoll.

Zahlst du nicht, kriegst du deine Ware nicht. Und je länger du wartest, desto höher fallen die Lagergebühren für deine Waren aus. Da überlegt man es sich zweimal, ob man versucht, mit irgendwelchen Mitteln gegen vermeintliche Wuchergebühren vorzugehen, mit dem Risiko, dass es nix bringt und man noch viel, viel mehr bezahlen muss. Oder, ob man einfach zahlt und den Frust schluckt. Genau, so war’s auch in unserem Fall.

3. Kosten

Transporter von STARCAR für den Transport von Hannover nach Hamburg
(nur Spritkosten, der Transporter an sich war ja kostenlos)
ca. 25 €
Transportkosten ab Hafen Hamburg nach Hafen Tema (Spedition Taby)371,45 €
Einfuhrzoll in Ghanaca. 510 €
Kosten für Agent 1 in Ghanaca. 435 €
Kosten für Agent 2 in Ghana (der Doppelagent)ca. 290 €
Transport von Tema nach Walewale per Busca. 50 €

Insgesamt hat der Spaß also ca. 1681 € gekostet. Wenn ich das vorher gewusst hätte, dass das Ganze Unterfangen so viel kosten wird, wäre es wahrscheinlich vernünftiger gewesen, das IT Equipment vor Ort zu kaufen. Aber so klug ist man immer erst danach. So klug ist man aber leider erst immer danach.

Darum auch dieser Guide: Bereits geschehene Fehler sollen sich nicht wiederholen. Hoffentlich kann ich dazu ein wenig beitragen und irgendjemand findet das Ganze hier nützlich. Im Anschluss gibt es jetzt noch mein kleines Hafen-Wörterbuch. Die Fachsprache kann nämlich teilweise ganz schön verwirrend sein, deshalb möchte ich den Fachausdrucksdschungel hier ein wenig lichten.

Das kleine Hafen-Wörterbuch

FCLFull Container Load (ein ganzer Schiffscontainer für dich allein)
LCLLess than container load (deine Waren füllen nur einen Teil eines Schiffscontainers)
ConsigneeDie Person oder das Unternehmen, das berechtigt ist, die Waren nach erfolgreicher Ankunft im Zielhafen abzuholen
NotifyKann im Auftrag des Consignee die Abwicklung im Löschhafen durchführen. Wenn der Consignee z.B. nicht im Löschhafen sitzt, kann er einen Agenten im Löschhafen einsetzen.
Wenn dieser schon zum Zeitpunkt des Versand bekannt ist, kann er ihn mit in das BL setzen lassen. Das erleichtert dann die Übernahme im Löschhafen durch den Agenten.
EORI-NummerDie Identifikationsnummer für die automatische Zollabwicklung
MRN-Nummer oder Ausfuhrbegleitdokument (ABD)Die eindeutige Auftragsnummer des Zolls für die Ausfuhr deiner Waren
PackschuppenDas Gelände in Hafennähe, an dem Container beladen werden (für LCL)
AnlieferreferenzEine Nummer, die den Mitarbeitern am Packschuppen mitteilt, in welches Schiff deine Waren geladen werden müssen. Die Anlieferreferenz kriegst du von deiner Spedition
Löschhafen
Port of Destination (POD)
Der Hafen, an dem das Schiff wieder entladen wird, also der Zielhafen
HafenplatzEin anderer Begriff für den Hafen
Draft B/LDas noch nicht fertige Bill of Lading
Express B/L
Waybill
Data Freight Receipt
Eine vereinfachte Variante des Bill of Lading
Original B/LWird hier erklärt
ProformarechnungEine Rechnung, die ausgestellt wird, obwohl kein Verkauf von Waren vorliegt (für den Zoll benötigt)
Vorlauf & NachlaufDie Art, wie Waren zum (Vorlauf) und vom (Nachlauf) Hafen transportiert werden. Der Vorlauf kann z.B. privat per Transporter oder Anhänger vonstatten gehen.
ReedereiSchifffahrtsunternehmen

…und wer bis hier hin gekommen ist verdient meinen Respekt. Gutes Durchhaltevermögen! 🙂

2 thoughts on “Wie versendet man Waren mit dem Schiff?”

  1. Was passiert denn, wenn man einfach DHL genommen hätte dorthin? Denn ich habe mal was nach China geschickt und das war auch recht unproblematisch.

    1. Hab ich tatsächlich nie angefragt, da mich die Preise für ein normales Paket schon abgeschreckt haben. 131,99€ für 31,5 kg von Deutschland nach Ghana sind nicht ohne. Vor allem wären mir auch die Probleme mit dem Zoll nicht erspart geblieben, die hätten nämlich sicherlich auch beim DHL Paket etwas vom Kuchen haben wollen 😉

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